Control Horario y Presencia

Manual Completo de Usuario | VFactu

1. Registro de Jornada (Fichaje)

El sistema de control horario permite registrar con precision el inicio y fin de cada jornada laboral, cumpliendo con la normativa vigente (Real Decreto-ley 8/2019 y reforma 2025/2026).

Como Fichar

Fichaje de Entrada

Al iniciar su turno de trabajo, pulse el boton:

ENTRADA

El sistema registrara automaticamente:

  • Hora exacta de inicio
  • Ubicacion (presencial/remoto)
  • Dispositivo utilizado
  • Direccion IP (para auditoria)

Fichaje de Salida

Al finalizar su jornada, pulse:

SALIDA

Esto cierra la sesion de trabajo y calcula automaticamente:

  • Total de horas trabajadas
  • Tiempo de pausas
  • Horas ordinarias vs extraordinarias
Modalidad de trabajo: Antes de fichar, seleccione si trabaja de forma Presencial, Remoto o Mixto. Esta informacion es requerida por la normativa de teletrabajo (RDL 28/2020).

2. Gestion de Pausas y Descansos

Es fundamental registrar las pausas durante la jornada para que el tiempo de descanso no compute como trabajo efectivo.

Iniciar Pausa

Cuando vaya a realizar un descanso (comida, cafe, asuntos personales):

INICIAR PAUSA

Finalizar Pausa

Al reincorporarse al trabajo:

FIN PAUSA

Tipos de Pausas

Tipo Duracion Tipica Consideracion Legal
Descanso legal (jornadas >6h) 15 minutos Obligatorio por ley, puede ser remunerado segun convenio
Pausa para comida 30-60 minutos Generalmente no remunerado
Pausas cortas (cafe, etc.) 5-10 minutos Segun politica de empresa
Importante: Si no registra las pausas, el sistema asumira que todo el tiempo entre entrada y salida es trabajo efectivo. Esto puede generar registros de horas extraordinarias ficticias.

3. Historial y Consultas

Acceso al Historial Personal

  1. Pulse el icono de Historial (reloj) en la barra superior
  2. Por defecto vera los fichajes de los ultimos 30 dias
  3. Use el selector de fechas para cambiar el rango de consulta
  4. Filtre por tipo de fichaje (Entradas, Salidas, Pausas)

Informacion Mostrada por Fichaje

Resumen Mensual

Acceda a la seccion Resumenes Mensuales para ver:

4. Gestion de Incidencias

Las incidencias son situaciones que requieren revision o correccion en el registro horario.

Tipos de Incidencias

Tipo Descripcion Accion Requerida
Sesion Incompleta Falta fichaje de entrada o salida Corregir el fichaje faltante
Falta Fichaje de Salida El empleado olvido fichar la salida Registrar la hora real de salida
Revision Manual Requiere verificacion por supervisor Revisar y aprobar/rechazar
Otra Cualquier otra situacion anomala Segun el caso

Como Ver las Incidencias

  1. Acceda al modulo de Control Horario
  2. Pulse en Incidencias en el menu
  3. Vera la lista de incidencias abiertas con su estado
  4. Pulse sobre una incidencia para ver los detalles

Estados de Incidencia

Abierta

La incidencia requiere atencion. Aparece en rojo hasta que se resuelva.

Resuelta

La incidencia ha sido corregida y cerrada por un administrador.

5. Correccion de Fichajes

Cuando se comete un error en el registro (hora incorrecta, olvido de fichaje), el sistema permite realizar correcciones manteniendo la trazabilidad completa exigida por la normativa.

Atencion: Segun el Real Decreto 8/2019 y la Guia del Ministerio de Trabajo, toda modificacion de un fichaje debe quedar documentada con el motivo de la correccion. El sistema conserva el registro original y la modificacion para garantizar la inmutabilidad de la traza de auditoria.

Procedimiento para Corregir un Fichaje

  1. Acceda al Historial de fichajes
  2. Localice el fichaje que necesita corregir
  3. Pulse el icono de Editar (lapiz)
  4. En el dialogo de edicion vera:
    • Registro original: La hora que se registro inicialmente
    • Nueva fecha: Selector para cambiar el dia si es necesario
    • Nueva hora: Selector para la hora correcta
    • Motivo: Campo obligatorio (minimo 10 caracteres)
  5. Escriba un motivo claro y detallado de la correccion
  6. Pulse Guardar

Que Informacion se Conserva

Tras una correccion, el sistema almacena:

Campo Descripcion
Hora original La hora que se registro inicialmente (no se borra)
Hora corregida La nueva hora tras la modificacion
Motivo La justificacion de la correccion
Modificado por Usuario que realizo la correccion
Fecha de modificacion Cuando se realizo el cambio
Hash criptografico Garantiza que el registro no fue alterado posteriormente
Visualizacion: Los fichajes modificados muestran un icono especial en el historial. Pasando el cursor sobre el icono se puede ver el motivo de la modificacion.

6. Caso Practico: Fichaje Olvidado

Escenario

Un empleado fichó entrada a las 09:00 pero olvidó fichar la salida. Al día siguiente, el sistema muestra que lleva "20 horas trabajando" cuando en realidad trabajo 8 horas (de 09:00 a 17:00).

Solucion Paso a Paso

Opcion A: Correccion por el Propio Empleado

  1. El empleado accede al Historial de fichajes
  2. Localiza el dia con la sesion abierta
  3. Observa que falta el fichaje de salida
  4. Pulsa en la sesion abierta para ver los detalles
  5. Puede crear un fichaje de salida manualmente:
    • Hora: 17:00 (hora real de finalizacion)
    • Motivo: "Olvide fichar la salida. Jornada finalizada a las 17:00h"

Opcion B: Correccion por Administrador

  1. El administrador accede a Incidencias
  2. Vera una incidencia automatica de tipo "Falta fichaje de salida"
  3. Accede al historial del empleado afectado
  4. Crea el fichaje de salida con la hora correcta
  5. Documenta el motivo: "Correccion por olvido de fichaje. Verificado con el empleado"
  6. Marca la incidencia como Resuelta

Resultado Final

Antes: 20h 00m registradas (sesion abierta)

Despues: 8h 00m registradas (09:00 - 17:00)

Auditoria: El sistema conserva evidencia de la correccion con el motivo documentado, cumpliendo con la normativa.

Consejo: Para evitar estos casos, configure recordatorios de fichaje o active las notificaciones que alertan cuando una sesion lleva demasiado tiempo abierta.

7. Panel de Administracion

Los usuarios con rol de Administrador o Gerente disponen de herramientas adicionales para la gestion integral del control horario.

Funcionalidades de Administrador

Control de Empleados

Vista en tiempo real de:

  • Quien esta trabajando actualmente
  • Quien esta en pausa
  • Quien no ha fichado hoy
  • Sesiones abiertas anormalmente largas

Gestion de Incidencias

  • Ver todas las incidencias abiertas
  • Crear nuevas incidencias manualmente
  • Asignar incidencias a empleados
  • Resolver y documentar incidencias

Configuracion

  • Jornada laboral estandar (horas/dia)
  • Horario de trabajo (inicio/fin)
  • Tolerancia para horas extra
  • Pausas obligatorias

Reportes y Auditoria

  • Informes mensuales por empleado
  • Exportacion a PDF y Excel
  • Logs de auditoria completos
  • Acceso para Inspeccion de Trabajo

Crear Incidencia Manual (Administrador)

  1. Acceda a Incidencias
  2. Pulse el boton Nueva Incidencia
  3. Seleccione el tipo de incidencia
  4. Seleccione el empleado afectado (opcional para incidencias generales)
  5. Escriba un titulo descriptivo (opcional)
  6. Escriba una descripcion detallada de la situacion
  7. Pulse Crear

Resolver Incidencia

  1. Localice la incidencia en la lista
  2. Realice las correcciones necesarias en los fichajes
  3. Pulse el icono de Marcar Resuelta (check)
  4. Confirme la accion
Al resolver una incidencia, el sistema registra automaticamente quien la resolvio y cuando, manteniendo la trazabilidad completa.

8. Exportacion e Informes

El sistema permite generar informes oficiales compatibles con los requerimientos de la Inspeccion de Trabajo.

Formatos Disponibles

Formato Uso Recomendado
PDF Documentacion oficial, firma del empleado, archivo fisico
Excel Analisis de datos, integracion con nominas, calculos adicionales

Contenido del Informe

Como Exportar

  1. Acceda al Historial
  2. Seleccione el rango de fechas deseado
  3. Pulse el icono de PDF o Excel en la barra superior
  4. El archivo se descargara o se abrira el dialogo de compartir (en moviles)
Recomendacion: Genere informes mensuales y conservelos durante al menos 4 años, como exige la normativa. El sistema tambien conserva los datos digitalmente.

9. Acceso Inspeccion de Trabajo (ITSS)

Segun la reforma de 2025/2026, la Inspeccion de Trabajo debe poder acceder a los registros de jornada de forma remota y en tiempo real.

Configuracion del Acceso

Los administradores pueden crear usuarios con rol de Inspector que tendran:

Que Puede Ver el Inspector

Aviso Legal: La manipulacion o falsificacion de registros horarios puede conllevar sanciones de hasta 10.000 euros por trabajador afectado segun la LISOS (Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social).